In cosa consiste la documentazione
L'ammistratore del condominio è il mandatario del condominio, incaricato di gestire lo stesso in nome e per conto di tutti i proprietari delle varie unità immobiliari presenti nell'edificio. Questa documentazione è l'insieme degli atti scritti o mantenuti sotto forma di qualche altro supporto direttamente riferibili all'entità condominio, come per esempio il regolamento di condominio, l'anagrafe condominiale, le tabelle millesimali e così via. Oltre a tutti questi documenti che ogni amministratore deve obbligatoriamente conservare e trasferire, sotto una pena per danno con risarcimento, al suo successore ce ne sono altri che devono altresì essere conservato per un determinato periodo di tempo. Tale obbligo nasce dalle disposizioni dell'articolo 1130 bis del Codice Civile che al primo comma impone l'obbligo della tenuta e conservazione delle scritture per almeno 10 anni dalla data della relativa registrazione. Ad esempio se paghiamo la bolletta di una fornitura dobbiamo conservare la ricevuta per 10 anni dalla data del pagamento.
Accesso ai documenti condominiali
I condomini hanno il diritto di accedere e prendere visione gratuitamente dei documenti condominiali ed effettuarne a loro spese una copia. Quindi accesso ai vari documenti che abbiamo elencato in precedenza: anagrafe condominiale, verbali, regolamento, scritture contabili, spese e giustificativi delle stesse. Circa l'anagrafe ed i registri del condominio, l'amministratore ha l'obbligo di comunicare ai condomini il luogo dove sono conservati e i giorni e gli orari in cui è possibile prenderne visione, previa richiesta allo stesso amministratore. Parimenti, si ha possibilità di prendere visione e chiedere copia dei giustificativi di spesa; a differenza del caso precedente non c'è obbligo di comunicare tempi e luoghi dell'accesso, ma solo l'obbligo di farne prendere visione. In caso di mancata esibizione, e di una eventuale reiterazione, c'è la possibilità di chiedere la revoca giudiziale dell'amministratore da parte del condominio.
Assemblea e documentazione condominiale
Ma quali tra i documenti che abbiamo elencato l'amministratore è tenuto a portare ed eventualmente esibire in assemblea? Non si può prescindere dal regolamento di condominio che dovrebbe essere l'elemento cardine per dirimere qualsiasi tipo di controversia. Anche se dobbiamo precisare che al riguardo non sussiste nessun obbligo normativo, salvo quelli che sono strettamente necessari alla discussione per cui l'assemblea è stata convocata. Opportuno che in assemblea sia possibile consultare il registro dei verbali per verificare le precedenti decisioni adottate, le tabelle millesimali per verificare i quorum deliberativi e costitutivi e come abbiamo detto il regolamento condominiale. I documenti strettamente inerenti l'oggetto della convocazione sono diversi. Si pensi ad esempio alla necessità di deliberare dei lavori di ristrutturazione straordinaria per i quali si rende necessario il confronto di diversi preventivi di spesa. Oppure ad una relazione tecnica in base alla quale decidere l'avvio di un'azione giudiziaria nei confronti di uno o più condomini o verso terzi.
Altre considerazioni sulla documentazione condominiale
Ma i documenti condominiali sono solo questi? Non bisogna considerare anche i documenti giustificativi del rendiconto e quelli alla base di altri elementi oggetto di discussione assembleare? In precedenza ogni condomino poteva chiedere con un congruo anticipo tutta la documentazione che era oggetto dell'ordine del giorno dell'assemblea condominiale; se l'amministratore si rifiutava tutte le decisioni prese su quei punti per i quali vi era stato il diniego da parte dell'amministratore potevano essere annullate, sempre che tale rifiuto avesse comportato una incidenza sul processo di formazione delle maggioranze. Con la riforma del condominio, avvenuta con l'entrata in vigore della legge 220 del 2012, la situazione non è cambiata di molto; salvo diverse indicazioni, l'amministratore non è tenuto a portare in assemblea le giustificazioni del rendiconto ma è tenuto a farne prendere visione ai proprietari anticipatamente al giorno dell'assemblea per consentire agli stessi una partecipazione idonea alla discussione. Ovviamente molto resta al buonsenso delle persone per fare in modo che l'assemblea si svolga regolarmente.
