Definire gli spazi in modo corretto significa tenere conto delle proprie esigenze funzionali piuttosto che delle proprie aspettative e dei propri sogni, se si lavora da casa è bene quindi tenere separate le attività domestiche da quelle lavorative dedicando uno spazio apposito all'organizzazione del proprio ufficio. Ma la funzionalità da sola non basta e i dettagli architettonici ovvero le forme e le finiture sono gli elementi chiave della progettazione di interni poiché aggiungono stile ed eleganza ad ogni ambiente. Sia che si desideri una zona attrezzata compatta all'interno di un piccolo alloggio che un ufficio grande completo di archivio il mercato offre una vasta gamma di soluzioni anche a basso costo in cui l'estetica si combina perfettamente con la funzionalità.
Nel progettare la postazione di lavoro bisogna tener conto innanzitutto delle proprie caratteristiche fisiche in modo da garantirsi non soltanto una corretta postura ma anche la possibilità di raggiungere gli oggetti facilmente e senza alzarsi e interrompere così i ritmi lavorativi. Se si lavora al computer è opportuno che il monitor sia frontale e che non si debbano sollevare eccessivamente le mani per digitare. Le moderne scrivanie perciò sono dotate di piani d'appoggio estraibili posti in posizione più bassa rispetto al piano principale e sui quali si può poggiare la tastiera o il computer portatile. Scrivanie e sedie da ufficio devono quindi soddisfare precisi requisiti ergonomici ma è comunque necessario alzarsi e camminare un po' a intervalli regolari in modo da sciogliere i muscoli e attenuare la tensione e lo stress da lavoro accumulati. Con una sedia regolabile si può modificare l'altezza della seduta i modo da non piegare il collo mentre si guarda il monitor e poter utilizzare il piano senza alzare troppo le braccia.
Per raggiungere la massima flessibilità occorre costruirsi una postazione di lavoro su misura. Questa soluzione, anche se più costosa rispetto ai sistemi per ufficio preordinati, risulta utile per sfruttare ogni spazio optando per la realizzazione di cassetti su misura, ante apribili o scorrevoli sia in orizzontale che in verticale, schedari, ripiani raccoglitori ecc. Realizzare una postazione di lavoro su misura è anche il modo migliore per assicurarsi la massima ergonomia riducendo così al minimo i rischi di tensione e di stress.
Lampade da tavolo a braccio orientabile, faretti orientabili e luci a sospensione rappresentano le soluzioni migliori per illuminare scrivanie e postazioni di lavoro. Esse vanno posizionate in modo da evitare abbagliamenti, riflessi sgradevoli nonché la creazione di ampie e fastidiose zone d'ombra. La luce deve essere orientata lateralmente in modo leggermente frontale; per un destrimano essa deve essere a sinistra viceversa per un mancino.
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