Ovviamente il primo passo è procurarsi le ultime bollette pagate dal vecchio inquilino, con le relative ricevute di pagamento. Qualora non fosse possibile ottenerle direttamente dall'inquilino è possibile contattare il servizio clienti del fornitore del servizio in questione, comunicando i dati necessari, per ottenere utili informazioni. Tenendo a portata di mano il codice cliente e i dati anagrafici la procedura di subentro può essere effettuata anche tramite telefono oppure online, tuttavia è preferibile rivolgersi agli sportelli preposti. Qualsiasi sia la procedura che si decide di seguire è bene annotare il codice, o il nominativo, dell'operatore che gestisce la nostra pratica. In questo modo si eviteranno versioni differenti nei successivi contatti col gestore dell'utenza. Il subentro è effettivo nel momento in cui si consegna il contratto, per cui non è sufficiente una telefonata per risolvere il problema. Spesso anche dopo mesi le bollette continuano ad essere intestate al vecchio proprietario, sintomo di una pratica mal gestita.
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Spesso ci si ritrova a dover affrontare situazioni in cui l'inquilino che ci ha preceduto non abbia provveduto a pagare alcune bollette, o peggio in cui i gestori delle utenze hanno effettuato un distacco amministrativo del servizio a causa dell'accumulo di fatture non pagate. Purtroppo in questi casi i tempi per il riallaccio si allungano e le procedure sono più complicate. La strada più veloce è quella di accollarsi la morosità, ovviamente però pagare per un servizio non ricevuto non è piacevole e comunque il ripristino del servizio richiede almeno 10 giorni lavorativi. Se invece non si è disposti a saldare il debito allora è necessario che il proprietario dell'immobile consegni al gestore una dichiarazione in cui dice di aver sfrattato l'inquilino e di voler riallacciare l'utenza. Nel caso in cui proprietario e debitore coincidono allora è opportuno concordare un modo per risolvere il problema economico, imponendo di pagare il debito o di decurtarlo dal costo dell'appartamento.
I subentri più veloci sono quelli relativi all'utenza elettrica. Il ripristino del servizio, in caso di morosità avviene entro 48 ore e la fatturazione al nuovo intestatario è riscontrabile già nella bolletta successiva alla firma del contratto. I gestori di energia elettrica sono generalmente organizzati e veloci, del resto si parla di grandi aziende. Per ciò che concerne invece gas e luce le cose cambiano da gestore a gestore. I piccoli fornitori impiegano più tempo per sbrigare le pratiche, per cui a volte si aspettano mesi per il cambio effettivo e molto frequentemente si è costretti a contattare ripetutamente i call-center, fornire più volte gli stessi documenti e attendere invano la bolletta corretta. Il modo migliore di agire è quello di inviare un fax in cui si chiede la variazione urgente del contratto non appena avviene la stipula dello stesso.
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