Verbale assemblea: come redigerlo

La parte iniziale

L'apertura di un verbale inizia innanzitutto con l'indicazione dell'oggetto della riunione: ad esempio assemblea di condominio oppure assemblea dei soci per delibare l'approvazione del bilancio. Subito dopo indicheremo il luogo in cui si svolge la riunione e la data della stessa. Particolarmente utile è anche l'indicazione dell'orario di inizio e di chiusura dell'incontro; a seguire indicheremo il numero dei partecipanti (con l'indicazione precisa dei partecipanti e degli eventuali assenti) e sarà data indicazione di colui che presiede i lavori della riunione e del segretario che avrà il compito sia di coadiuvare il presidente nell'organizzazione della stessa sia di redigere l'apposito verbale. Queste due persone dovranno firmare e controfirmare il verbale al termine della riunione.

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L'ordine del giorno

Questo passo rappresenta il corpo fondamentale della riunione in quanto definisce il perchè si è tenuta la riunione, ed è per questo motivo che riveste molta importanza. E' opportuno nell'ordine del giorno effettuare una classificazione dei punti salienti da sottoporre alla discussione dell'assemblea.

Ad esempio in una riunione di condominio potremmo avere i seguenti punti:

1. Approvazione bilancio consuntivo anno 2014 e preventivo anno 2015;

2. Dimissioni dell'amministratore e nomina nuovo amministratore;

3. Prospetto lavori straordinari da eseguire;

4. Varie ed eventuali.

Diverso sarà il caso di un'assemblea dei soci di una società (sia di persone che di capitali). In questo caso, il possibile esempio di ordine del giorno potrebbe essere il seguente:

1. Approvazione bilancio d'esercizio anno 2014;

2. Discussione ed approvazione Nota Integrativa allegata al bilancio;

3. Prospetto di riparto degli utili ed assegnazione ai soci;

4. Nomina amministratori;

5. Varie ed eventuali.

Ovviamente il contenuto e la classificazione dei punti del bilancio è lasciato alla libera scelta che viene effettuata nella fase di convocazione. E' opportuno che tutto ciò che non riguarda i punti che vengono indicati specificamente sia poi inserito nella voce "Varie ed eventuali" in modo che una volta discussi ed approvati i primi punti all'ordine del giorno si possa dare libera discussione a tutti le altre cose che si ritiene utile sottoporre alla discussione ed approvazione dell'assemblea.

A questo punto, il verbale dovrà indicare la vera e propria discussione che avviene tra i vari partecipanti alla riunione. Si dovrà così indicare l'ordine dei punti posti in discussione, gli interventi avvenuti (possibilmente indicando quelli realmente significativi) seguendo un ordine temporale, i suggerimenti, le eventuali proposte avanzate da uno o più partecipanti, gli eventuali compiti assegnati e gli argomenti che sono rinviati alla discussione nella successiva riunione.

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Note importanti

scrivere al computer Alcune regole base non devono essere tralasciate. Si pensi ad esempio alla numerazione delle pagine. Il verbale deve essere scritto in maniera semplice ed esaustiva e con una corretta grammatica (a tal proposito se il verbale viene redatto al computer è utile utilizzare il correttore ortografico presente nel programma di videoscrittura), ed anche se scritto in un momento successivo alla riunione deve avere l'indicazione dei verbi al presente in quanto per prassi dovrebbe essere redatto contestualmente alla discussione in riunione (è opportuno ricordare che l'intero verbale deve essere redatto allo stesso tempo di coniugazione). Non sono ammesse cancellature e la scrittura deve essere quanto più possibile oggettiva evitando di scrivere dei commenti personali.

Verbale assemblea: come redigerlo: Le conclusioni

verbale A questo punto, la bozza del verbale è pronta. Se redatto contestualmente alla discussione è utile sottoporre questa bozza alla generalità dei presenti i quali possono approvare il documento in toto oppure possono chiedere di apportare ulteriori modifiche. Effettuato ciò il verbale può nuovamente essere sottoposto ai presenti per l'approvazione definitiva.

E' utile appuntarsi anche i vari interventi alla discussione e interrompere la stessa per chiedere gli opportuni chiarimenti su proposte effettuate dal singolo partecipante.

Scrivere solo le cose realmente pertinenti all'oggetto della riunione ricordando che il verbale ha una valenza molto importante nel corso degli anni.

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